Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Salespintar.com ("sales pintar", "kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi sehubungan dengan penggunaan layanan perangkat lunak CRM dengan AI Assistant yang kami sediakan, baik melalui situs web pemasaran ini maupun aplikasi/dasbor sales pintar itu sendiri.

Dengan mendaftar, mengakses, atau menggunakan layanan sales pintar, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik pengumpulan dan pemrosesan data pribadi sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Jika Anda tidak menyetujui kebijakan ini, mohon untuk tidak menggunakan layanan kami.

Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan ketentuan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP") serta peraturan perundang-undangan Indonesia lain yang relevan terkait sistem dan transaksi elektronik.

2. Definisi

Data Pribadi

Setiap data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Layanan

Perangkat lunak CRM sales pintar, termasuk dasbor web, widget percakapan AI yang dapat dipasang pada situs web Pengguna, integrasi WhatsApp Business, dan situs web pemasaran ini.

Pengguna / Anda

Perusahaan atau perseorangan yang mendaftarkan akun dan menggunakan Layanan, termasuk Administrator, Manajer, dan anggota tim Sales di dalamnya.

Pelanggan Pengguna

Individu yang berkomunikasi dengan Pengguna melalui fitur AI Assistant sales pintar (widget situs web atau WhatsApp Business milik Pengguna) — yaitu calon pelanggan atau pelanggan dari bisnis Pengguna, bukan pengguna langsung layanan sales pintar.

Pengendali Data (Data Controller)

Pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data pribadi.

Pemroses Data (Data Processor)

Pihak yang memproses data pribadi atas nama dan sesuai instruksi Pengendali Data.

3. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Data yang kami kumpulkan berbeda tergantung pada bagaimana Anda berinteraksi dengan Layanan kami. Berikut rincian sebenarnya sesuai fitur yang tersedia:

3.1 Data Akun Pengguna Terdaftar

• Nama lengkap dan alamat email
• Kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam bentuk teks biasa)
• Nama dan slug/URL identitas perusahaan yang Anda daftarkan
• Peran akses Anda dalam sistem (Administrator, Manajer, atau Sales)

3.2 Data Kontak/Pelanggan yang Anda Masukkan

Sebagai fitur inti CRM, Anda dapat memasukkan data kontak milik pelanggan bisnis Anda sendiri ke dalam sistem — misalnya nama, email, nomor telepon, nama perusahaan, sumber prospek, status kualifikasi, catatan aktivitas (telepon/email/pertemuan), label, dan kolom khusus (custom fields) lain yang Anda tentukan sendiri. Data ini bukan data pribadi Anda sendiri, melainkan data pribadi pihak ketiga yang Anda masukkan dan kelola — lihat Bagian 6 mengenai pembagian tanggung jawab sebagai Pengendali dan Pemroses Data.

3.3 Data Percakapan AI Assistant

Ketika Pelanggan Pengguna berkomunikasi melalui widget percakapan di situs web Pengguna atau melalui nomor WhatsApp Business yang terhubung, kami menyimpan isi pesan (teks dan media gambar yang dikirim), waktu percakapan, dan — jika tersedia — nama serta nomor telepon Pelanggan Pengguna tersebut, agar percakapan dapat berjalan berkelanjutan dan dapat diambil alih oleh anggota tim Pengguna bila diperlukan.

3.4 Data Basis Pengetahuan (Knowledge Base) AI

Untuk melatih Agen AI menjawab pertanyaan sesuai bisnis Anda, Anda dapat mengunggah konten berupa teks bebas, tautan URL, pasangan tanya-jawab, atau dokumen PDF. Untuk dokumen PDF, kami hanya mengekstrak dan menyimpan teksnya — berkas PDF asli tidak pernah disimpan di server kami.

3.5 Gambar yang Diunggah

Anda dapat mengunggah gambar ke galeri media perusahaan Anda (misalnya untuk digunakan sebagai gambar header template pesan WhatsApp). Gambar disimpan pada penyedia penyimpanan awan pihak ketiga (lihat Bagian 10).

3.6 Data Integrasi WhatsApp Business

Jika Anda menghubungkan nomor WhatsApp Business, kami menyimpan Phone Number ID, WhatsApp Business Account ID, dan token akses yang diberikan oleh Meta — token akses ini kami enkripsi saat disimpan menggunakan enkripsi standar industri (AES-256-GCM).

3.7 Data Log, Teknis, dan Keamanan

Kami mencatat log aktivitas penting pada akun Anda (misalnya perubahan data, login, dan tindakan administratif) beserta alamat IP, jenis peramban/perangkat (user agent), dan waktu kejadian, untuk keperluan keamanan, audit, dan penelusuran masalah teknis.

3.8 Data yang Tidak Kami Kumpulkan

Untuk kejelasan: sales pintar saat ini tidak mengumpulkan data lokasi presisi (GPS), tidak memproses data pembayaran atau kartu pembayaran (belum ada fitur pemrosesan pembayaran dalam aplikasi), dan tidak menyediakan login melalui pihak ketiga seperti Google — pendaftaran dan masuk akun dilakukan melalui email dan kata sandi.

4. Sumber Data Pribadi

Kami memperoleh data pribadi dari:

• Langsung dari Anda, saat Anda mendaftar, mengisi profil, atau menggunakan fitur Layanan.
• Dari Anda, tentang pihak ketiga, saat Anda memasukkan data kontak pelanggan Anda sendiri ke dalam sistem.
• Langsung dari Pelanggan Pengguna, saat mereka mengirim pesan melalui widget percakapan atau WhatsApp Business yang terhubung ke akun Pengguna.
• Secara otomatis, melalui log teknis sistem (alamat IP, user agent, waktu akses) saat Layanan digunakan.

5. Tujuan Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi untuk tujuan berikut:

• Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara Layanan CRM dan AI Assistant;
• Membuat, mengautentikasi, dan mengamankan akun Pengguna;
• Memungkinkan Agen AI menjawab Pelanggan Pengguna secara otomatis berdasarkan basis pengetahuan yang Anda sediakan, termasuk melakukan penilaian kualifikasi prospek;
• Mengirim dan menerima pesan WhatsApp atas nama Pengguna melalui integrasi resmi Meta/WhatsApp Business Platform;
• Menghasilkan ringkasan percakapan dan wawasan (insight) penjualan di dalam dasbor Pengguna;
• Mengirim email operasional seperti undangan anggota tim dan pemulihan kata sandi;
• Menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, dan melakukan audit/penelusuran masalah teknis;
• Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku bagi kami sebagai penyelenggara sistem elektronik.

Kami tidak menggunakan data pribadi Pelanggan Pengguna atau data kontak yang Anda masukkan untuk kepentingan iklan pihak ketiga, dan tidak menjual data pribadi kepada pihak mana pun.

6. Dasar Pemrosesan Data

Sesuai UU PDP, pemrosesan data pribadi memerlukan dasar yang sah. Dasar pemrosesan kami berbeda tergantung jenis data:

• Data akun Anda sendiri — diproses berdasarkan pelaksanaan perjanjian penggunaan Layanan (Syarat dan Ketentuan) antara Anda dan kami, di mana untuk data ini kami bertindak sebagai Pengendali Data.
• Data kontak/pelanggan yang Anda masukkan ke dalam CRM — untuk data ini, Andalah Pengendali Data: Anda bertanggung jawab memastikan Anda memiliki dasar hukum yang sah (misalnya persetujuan atau kepentingan bisnis yang sah) untuk memasukkan data pelanggan tersebut ke dalam sistem kami. Kami bertindak sebagai Pemroses Data, memproses data tersebut semata- mata atas instruksi dan untuk kepentingan Anda melalui Layanan.
• Data percakapan Pelanggan Pengguna — diproses untuk kepentingan sah (legitimate interest) menjalankan fitur AI Assistant yang diaktifkan oleh Pengguna pada saluran resmi milik Pengguna (situs web atau WhatsApp Business miliknya).
• Data log dan keamanan — diproses berdasarkan kepentingan sah kami untuk menjaga keamanan sistem dan memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

Kami berkomitmen untuk terus memantau dan menyesuaikan praktik pemrosesan data pribadi kami sesuai dengan peraturan pelaksana UU PDP yang berlaku dari waktu ke waktu, termasuk ketentuan mengenai pendaftaran Pengendali Data Pribadi dan penunjukan Petugas Pelindung Data, sebagaimana relevan dengan skala operasional kami saat ini dan di masa mendatang.

7. Penggunaan Cookies dan Teknologi Serupa

Aplikasi dasbor sales pintar menggunakan cookie yang bersifat fungsional/esensial — bukan cookie pelacakan iklan pihak ketiga. Secara spesifik:

• Cookie sesi otentikasi (HttpOnly) — menyimpan token akses dan token pembaruan sesi Anda secara aman, tidak dapat diakses oleh skrip pihak ketiga di peramban.
• Cookie CSRF — token keamanan untuk mencegah pemalsuan permintaan lintas situs (Cross-Site Request Forgery).

Cookie ini wajib agar Anda dapat masuk dan menggunakan dasbor dengan aman, sehingga tidak dapat dinonaktifkan selama Anda menggunakan Layanan. Situs web pemasaran ini (halaman yang sedang Anda baca) saat ini tidak menggunakan skrip analitik atau pelacakan pihak ketiga apa pun.

8. Penyimpanan dan Retensi Data

Data pribadi disimpan pada server dan infrastruktur basis data yang kami kelola, menggunakan kontrol akses berbasis peran. Kami menyimpan data pribadi selama akun Anda aktif dan selama diperlukan untuk tujuan sebagaimana dijelaskan pada Bagian 5, kecuali jika periode retensi yang lebih panjang atau lebih singkat diwajibkan atau diizinkan oleh hukum yang berlaku.

Secara khusus, periode retensi untuk masing-masing kategori data adalah sebagai berikut:

• Data akun dan data kontak/percakapan — disimpan selama akun Anda aktif, dan dihapus atau dianonimkan mengikuti ketentuan pada Bagian 13 setelah akun ditutup.
• Log audit dan keamanan (mis. riwayat login, alamat IP, aktivitas sistem) — disimpan selama 12 (dua belas) bulan sejak tanggal pencatatan, untuk keperluan keamanan dan investigasi insiden.
• Data yang telah dihapus atas permintaan Anda — dihapus dari sistem produksi kami dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak permintaan diverifikasi, sebagaimana dijelaskan pada Bagian 13. Salinan cadangan (backup) yang dibuat sebelum penghapusan dapat tetap menyimpan data tersebut untuk sementara, paling lama 90 (sembilan puluh) hari kalender, sebelum turut terhapus melalui siklus normal penggantian backup.

9. Pengungkapan/Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Kami membagikan data pribadi kepada pihak ketiga hanya dalam situasi berikut:

• Kepada penyedia layanan pihak ketiga yang membantu kami mengoperasikan Layanan (lihat Bagian 10), berdasarkan perjanjian kerahasiaan yang sesuai;
• Kepada Meta Platforms, Inc. sepanjang diperlukan untuk mengirim/menerima pesan WhatsApp Business atas nama Pengguna, sesuai kebijakan WhatsApp Business Platform;
• Jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan sah dari aparat penegak hukum/instansi pemerintah yang berwenang;
• Untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan kami, Pengguna, atau pihak lain, termasuk mencegah penipuan atau penyalahgunaan Layanan;
• Dalam hal penggabungan, akuisisi, atau penjualan aset bisnis, dengan pemberitahuan yang wajar kepada Pengguna terdampak.

Kami tidak menjual data pribadi Anda atau data pelanggan yang Anda masukkan kepada pihak ketiga mana pun.

10. Penyedia Layanan Pihak Ketiga

Kami menggunakan penyedia layanan (sub-prosesor) pihak ketiga berikut untuk mengoperasikan Layanan. Masing-masing hanya menerima data yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya:

11. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi, termasuk:

• Enkripsi kata sandi menggunakan algoritma hashing standar industri (kata sandi asli tidak pernah disimpan atau dapat dilihat oleh siapa pun, termasuk staf kami);
• Enkripsi token akses WhatsApp Business saat disimpan (AES-256-GCM);
• Pemisahan data antar-Pengguna (multi-tenant isolation) — setiap perusahaan hanya dapat mengakses datanya sendiri;
• Kontrol akses berbasis peran (Administrator/Manajer/Sales) di dalam setiap akun;
• Token sesi tersimpan pada cookie HttpOnly yang tidak dapat diakses skrip pihak ketiga, beserta proteksi CSRF;
• Pencatatan log audit untuk aktivitas penting guna mendeteksi dan menelusuri potensi penyalahgunaan.

Meskipun kami berupaya menjaga keamanan data sebaik mungkin, tidak ada sistem transmisi atau penyimpanan data elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Kami akan memberi tahu Pengguna yang terdampak sesuai kewajiban hukum yang berlaku apabila terjadi insiden keamanan yang material terhadap data pribadi.

12. Hak Pengguna atas Data Pribadi

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut atas data pribadi Anda sendiri:

• Hak untuk mendapatkan informasi mengenai kejelasan identitas, dasar hukum, tujuan permintaan, dan penggunaan data pribadi Anda;
• Hak untuk melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan data pribadi Anda;
• Hak untuk mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• Hak untuk mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan otomatis yang berdampak signifikan bagi Anda;
• Hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi Anda secara proporsional;
• Hak untuk menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
• Hak untuk meminta penghapusan dan/atau pemusnahan data pribadi Anda (lihat Bagian 13).

Untuk data kontak/pelanggan yang dimasukkan oleh Pengguna ke dalam sistem, permintaan dari individu terkait sebaiknya diajukan langsung kepada Pengguna yang bersangkutan sebagai Pengendali Data. Kami akan membantu Pengguna memenuhi permintaan tersebut melalui fitur yang tersedia di dalam Layanan.

Untuk menggunakan hak-hak di atas, silakan hubungi kami melalui [EMAIL PRIVASI].

13. Penghapusan Akun dan Data

Anda dapat mengajukan permintaan penghapusan akun dan data terkait dengan menghubungi kami melalui [EMAIL PRIVASI]. Setelah permintaan diverifikasi, kami akan menghapus atau menganonimkan data pribadi Anda dari sistem kami, kecuali data yang wajib kami simpan untuk memenuhi kewajiban hukum, penyelesaian sengketa, atau penegakan perjanjian kami.

Mekanisme penghapusan akun mandiri (self-service) melalui pengaturan aplikasi saat ini belum tersedia — permintaan penghapusan diproses secara manual oleh tim kami setelah identitas pemohon diverifikasi, dan diselesaikan paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sejak permintaan diverifikasi.

14. Data Anak

Layanan sales pintar ditujukan untuk penggunaan oleh badan usaha dan profesional dewasa (business-to-business) dan tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 18 tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Apabila kami mengetahui bahwa data pribadi anak telah terkumpul tanpa persetujuan orang tua/wali yang sah, kami akan mengambil langkah untuk menghapus data tersebut.

15. Transfer Data

Sebagian penyedia layanan pihak ketiga yang kami gunakan (lihat Bagian 10) dapat memproses atau menyimpan data pada server yang berlokasi di luar wilayah Indonesia. Apabila terjadi transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia, kami akan memastikan negara tujuan memiliki tingkat perlindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi, atau melalui mekanisme lain yang diakui sah berdasarkan UU PDP, seperti perjanjian kontraktual yang memadai dengan penyedia layanan terkait.

16. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan pada praktik kami atau kewajiban hukum yang berlaku. Perubahan material akan kami sampaikan melalui pemberitahuan pada dasbor Layanan dan/atau email, dengan memperbarui tanggal "Terakhir dimutakhirkan" di bagian atas halaman ini. Penggunaan Layanan yang berkelanjutan setelah perubahan berlaku dianggap sebagai persetujuan Anda atas kebijakan yang telah diperbarui.

17. Kontak dan Pengaduan

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan terkait data pribadi, atau ingin mengajukan pengaduan mengenai praktik privasi kami, silakan hubungi:

Anda juga berhak mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawas perlindungan data pribadi yang berwenang sesuai UU PDP apabila menganggap hak Anda telah dilanggar.

18. Ketentuan Lain yang Relevan

Kebijakan Privasi ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Syarat dan Ketentuan penggunaan Layanan sales pintar. Apabila terdapat pertentangan antara dokumen ini dan dokumen lain yang secara khusus mengatur hal yang sama, dokumen yang lebih khusus akan berlaku. Kebijakan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia.